Convocations et procès-verbaux d'AG, appels de fonds, impayés de charges, sinistres, devis et prestataires, extranet, questions des copropriétaires. Un employé IA fait le back‑office de vos gestionnaires, sur votre propre logiciel de syndic.
Sinistres, charges, assemblées : votre employé IA prend les appels du syndic.
Un exemple de ce qu'il traite en une journée, pendant que vos gestionnaires sont sur le terrain.
46 emails de copropriétaires triés, 31 réponses envoyées avec vos modèles.
2 dégâts des eaux déclarés, recherches de fuite planifiées.
Convocation de l'AG des Tilleuls prête, envoi recommandé électronique planifié à J-30.
3 devis d'élagage comparés, tableau prêt pour le conseil syndical.
Relances de charges envoyées sur 4 immeubles, 2 dossiers prêts pour le recouvrement.
Questions, sinistres, devis et impayés, immeuble par immeuble.
Une convocation hors délai ou incomplète, c'est une décision contestable. Il vérifie délais, ordre du jour et pièces jointes avant l'envoi.
Il se connecte avec vos accès, exactement comme un collaborateur. Aucune migration, rien à installer, et il apprend aussi les outils propres à votre structure.
Ces noms sont donnés comme exemples de plateformes sur lesquelles il peut travailler. Ce sont des marques de leurs propriétaires.
Ce que votre employé IA fait concrètement, sur quels outils, et les erreurs qu'il évite. Choisissez une procédure.
avec le conseil syndical
comptes, budget, devis, contrats
au moins 21 jours avant
et les relance
tantièmes, présents, représentés
Des AG convoquées dans les règles, sans soirée de photocopies
résolutions, votes, majorités
vous relisez et signez
dans le mois
pour tous les copropriétaires
travaux, contrats, appels
Des PV notifiés dans les délais, et des décisions exécutées
budget voté, fonds travaux
email ou courrier
sur le compte de l'immeuble
répartition, tantièmes, régularisation
selon le calendrier voté
Des appels justes, et des paiements suivis
copropriétaire par copropriétaire
puis la mise en demeure
que vous validez
décomptes, relances, pièces
état des impayés
Des impayés traités tôt, avant le contentieux
photos, lots touchés, date
dégât des eaux sous le seuil IRSI ou non
de l'immeuble
et les réparations
jusqu'à la clôture
Des sinistres déclarés vite, et suivis jusqu'au bout
même cahier des charges
prix, délais, garanties
avant l'AG
planning, réserves, réception
avant tout paiement
Des travaux comparés, suivis et payés au bon moment
ménage, ascenseur, chauffage, assurances
et confirme la date
coupure, accès, horaires
photos, bon d'intervention
à jour
Des prestataires suivis, un carnet d'entretien tenu
email, téléphone transcrit, extranet
charges, documents, règlement
si quelque chose est cassé
avec un résumé
aucune demande oubliée
Des copropriétaires qui ont une réponse
lot, vendeur, date
charges, dettes, procédures
règlement, PV, carnet d'entretien
vous validez avant l'envoi
après la vente
Des ventes qui ne bloquent pas chez le syndic
compte séparé de l'immeuble
charges, répartition, régularisation
à partir des dépenses réelles
contrôle des comptes
dépassement de budget
Des comptes clairs, prêts pour l'AG
Il rapproche les virements des copropriétaires de leurs appels de fonds, sur le compte séparé de chaque copropriété, et signale les impayés.
Lu directement dans votre logiciel. Par copropriété : sinistres ouverts, devis en attente, impayés.
| Copropriété | Sinistres | Devis | Impayés | Total | |
|---|---|---|---|---|---|
| Les Tilleuls | 2 | 3 | 4 | 9 | |
| Le Parc | 1 | 1 | 2 | 4 | |
| Victor-Hugo 12 | · | 2 | 1 | 3 | |
| Les Acacias | 3 | · | 5 | 8 | |
| Quai Sud | 1 | 4 | · | 5 | |
| Total | 7 | 10 | 12 | 29 |
Chaque message part au nom du cabinet, après votre validation, par email, SMS ou extranet.
Votre estimation, avec vos propres chiffres. Pas de promesse, juste le calcul.
Demandes × minutes × 4,3 semaines. Vos gestionnaires gardent les décisions.
Sur votre logiciel de syndic, Vilogi, ICS ou Crypto par exemple, sur l'extranet des copropriétaires, le recommandé électronique et les portails des assureurs.
Oui : ordre du jour, convocations dans les délais, pièces jointes, comptage des votes par correspondance et brouillon du procès-verbal, que vous validez.
Il qualifie le sinistre (IRSI ou non), le déclare, organise la recherche de fuite, prévient les occupants et suit le dossier jusqu'à l'indemnisation.
Sur un serveur dédié à votre structure, en Europe ou aux États-Unis. Jamais partagées avec d'autres clients, jamais utilisées pour entraîner des modèles.
Quelques jours. Vous lui montrez vos procédures une fois ; il rédige son propre mode opératoire et le garde.
WhatsApp, Telegram, email ou l'application : une photo, un message vocal ou un simple texte suffit.
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