Personne n’a une seule boîte mail. Vous avez un Gmail personnel, un Outlook professionnel, une adresse de support partagée, et vous passez la journée à jongler entre les trois. Reliez-les toutes à un seul employé : le courrier arrive à la seconde où il est envoyé, les réponses partent du bon compte, et tout ce qui est sensible vous attend dans les brouillons.
L’automatisation du courrier trie et transfère. Un employé lit le fil, comprend ce qu’on demande, et y répond depuis le compte concerné.
Si l’objet contient X, déplacer vers le dossier Y.
Lit le fil et s’en occupe.
Reliez autant de comptes Gmail et Outlook que vous voulez à un seul coéquipier, désignez-en un par défaut, et changez ce choix quand bon vous semble.
Lister, lire, envoyer, répondre, plus l’agenda, Drive et les documents, tout agit sur la boîte que vous visez vraiment. Aucun repli silencieux sur la première boîte connectée.
Un coéquipier envoie un email et il apparaît dans votre conversation à l’instant où il arrive. Sans actualiser, sans délai d’interrogation, sans attendre un cycle de synchronisation.
Il lit toute l’arborescence des dossiers, ce qui lui permet de voir, de lire et de classer dans la structure imbriquée que vous utilisez vraiment au lieu de tout déverser dans la boîte de réception.
Pour tout ce qui est sensible, il prépare le message dans vos brouillons au lieu de l’envoyer. Il rédige, vous relisez et vous envoyez.
Chaque message entrant porte une ligne Mailbox explicite dans la conversation, pour savoir laquelle de vos adresses l’a reçu avant d’agir.
Le fonctionnement que la plupart des gens veulent dès que ça engage : le coéquipier rédige, vous faites la relecture finale et l’envoi.
L’employé prépare le message dans vos brouillons, qu’il s’agisse d’un nouvel email ou d’une réponse qui cite le fil. Rien ne quitte votre compte tant que vous ne l’avez pas décidé.
Gmail, Outlook, ou les deux. Ajoutez autant de comptes que le poste l’exige.
L’adresse depuis laquelle il écrit, sauf indication contraire. Modifiable à tout moment.
Là où il ne peut pas trancher seul, il s’arrête et vous demande.
Toutes vos boîtes mail, prises en charge par un seul coéquipier, avec une main humaine là où ça compte.
