Ordonnances et SCOR, facturation des séries, accords préalables, retours NOEMIE, rejets, renouvellements, agenda. Un employé IA fait l'administratif de votre cabinet sur vos propres logiciels, et vous rend compte sur WhatsApp.
Nouveaux patients, déplacements de séance, ordonnances à renouveler : votre employé IA répond et rappelle à votre place.
Un exemple de ce qu'il traite en une journée, entre deux séances.
Planning du jour confirmé, 2 annulations remplacées depuis la liste d'attente.
Le lot d'hier est revenu : 2 rejets, une pièce SCOR illisible et une série mal découpée. Corrigés.
3 renouvellements demandés aux médecins, patients prévenus.
Une série dépasse le référentiel HAS : la demande est prête pour vous.
42 séances facturées, 2 rejets corrigés, rien en attente depuis plus de 7 jours.
Factures de la semaine contrôlées : dernière séance facturée de chaque série vérifiée, présentiel et télésoin.
La plupart des rejets se préparent avant la feuille de soins. Il contrôle l'ordonnance, la pièce SCOR et la série avant que rien ne parte.
Il se connecte avec vos accès, exactement comme un collaborateur. Aucune migration, rien à installer, et il apprend aussi les outils propres à votre structure.
Ces noms sont donnés comme exemples de plateformes sur lesquelles il peut travailler. Ce sont des marques de leurs propriétaires.
Ce que votre employé IA fait concrètement, sur quels outils, et les erreurs qu'il évite. Choisissez une procédure.
photo envoyée par le patient avant la première séance
prescripteur, date, signature, indication lisible
identité, droits, mutuelle, médecin traitant
pièce lisible, rattachée à la bonne série
ordonnance imprécise, renouvellement à demander
Des dossiers complets avant la première séance
selon les référentiels en vigueur
à partir de votre bilan, jamais à votre place
pour suivre le délai de réponse
tant que l'accord n'est pas acquis
accord, refus ou silence
Aucune série qui tombe faute d'accord
nombre de séances et rythme indiqués
et celles qui restent
nouvelle ordonnance, nouvelle série
pour un éventuel renouvellement
ordonnance signée, datée, précise, envoyée par SCOR
Des séries propres, du premier rendez‑vous à la dernière séance
acte, nombre de séances, domicile ou cabinet
lot du jour, avec la carte Vitale ou en mode dégradé
ordonnance rattachée à chaque facture
un ARL positif n'est pas un paiement
en tiers payant quand c'est prévu
Des factures qui partent complètes, le jour même
ARL, NOEMIE et retours des mutuelles
ordonnance, droits, cotation, accord, doublon
ce qui ne demande pas votre avis
ordonnance à refaire, choix de cotation
au-delà du délai que vous fixez
Des séances payées, pas perdues dans un tableau
et propose un autre créneau si besoin
liste d'attente, nouveaux patients
et décale la série sans la casser
et vous signale les abandons de rééducation
tournée dans le bon ordre
Un agenda plein, et des rééducations menées jusqu'au bout
à partir de vos notes : le diagnostic reste le vôtre
début, évolution, fin de prise en charge
après votre validation
date d'envoi, destinataire
dans les structures où il s'applique : compte rendu au médecin traitant
Des médecins informés, sans soirée de courriers
photo envoyée sur WhatsApp
plateforme inscrite sur la carte
part obligatoire, part complémentaire
facture par facture
avec le bon numéro de facture
Moins d'argent à réclamer aux patients après coup
virements de la caisse et des mutuelles
part caisse, part mutuelle, part patient
montant différent, virement groupé à ventiler
dépassements, séances non honorées si vous les facturez
pour votre comptable ou votre AGA
Une trésorerie juste, sans pointage le dimanche
par praticien, cabinet et domicile
et les renouvellements à venir
et ce qu'elles coûtent en créneaux
caisse, mutuelles, patients
chaque lundi matin
Votre cabinet en une page, chaque lundi
Il rapproche chaque paiement de l'Assurance maladie de son lot, chaque paiement de mutuelle de son patient, et signale le lot qui ne revient pas.
Lu directement dans le logiciel du cabinet : aucune ordonnance n'arrive au bout sans renouvellement, aucun créneau ne reste vide.
| Soin | En cours | À renouv. | Terminées | Total | |
|---|---|---|---|---|---|
| Genou | 14 | 4 | 6 | 24 | |
| Épaule | 9 | 3 | 2 | 14 | |
| Lombalgie | 17 | 5 | 8 | 30 | |
| Neurologie | 6 | 1 | · | 7 | |
| Respiratoire | 4 | 2 | 3 | 9 | |
| Total | 50 | 15 | 19 | 84 |
7 séries arrivent à la dernière séance prescrite cette semaine.
Demander les renouvellements →12 créneaux libres la semaine prochaine, 9 patients en liste d'attente.
Proposer les créneaux →Chaque message part au nom du cabinet, après votre validation, par SMS, email ou WhatsApp.
Votre estimation, avec vos propres chiffres. Pas de promesse, juste le calcul.
Tâches × minutes × 4,3 semaines. Le temps passé de votre côté devient une simple vérification.
Il travaille dans le navigateur et, via l'application de bureau, sur votre logiciel, Vega, Topaze, Kiné +4000, Maiia Kiné, Kinépratik ou Doctolib par exemple.
Il les lit dès le lendemain de l'envoi, sait qu'un ARL positif n'est pas un paiement, classe les rejets par cause et corrige ce qui peut l'être.
Oui. Quand une série dépasse le référentiel HAS, il prépare la demande et vous prévient avant la séance concernée.
En France, sur un serveur dédié à votre cabinet, chez Scaleway, hébergeur certifié HDS. Jamais partagées, jamais utilisées pour entraîner des modèles.
Quelques jours. Vous lui montrez vos procédures une fois ; il rédige son propre mode opératoire et le garde.
WhatsApp, Telegram, email ou l'application : une photo d'ordonnance, un message vocal ou un simple texte suffit.
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